Verkkolaskutus
Verkkolaskutus tarkoittaa laskujen lähettämistä ja vastaanottamista sähköisessä rakenteisessa muodossa. Yritykset voivat laskuttaa sähköisesti sekä yritys- että kuluttaja-asiakkaita.
Yritysten välisiä sähköisiä laskuja kutsutaan verkkolaskuiksi ja kuluttaja-asiakkaille lähetettäviä laskuja kutsutaan e-laskuiksi.
Sähköinen laskutus voidaan liittää osaksi yrityksen taloushallinnon järjestelmiä, jolloin koko laskutusketju voidaan sähköistää ja automatisoida. Laskuaineistoja voidaan välittää pankkiyhteysohjelmalla pankin kautta samaan tapaan kuin maksuaineistoja tai sähköisten laskujen välitystä tarjoavien verkkolaskuoperaattoreiden kautta.
Verkkolaskun edut lähettäjälle
- Helppo ja edullinen tapa hoitaa yrityksesi laskutus.
- Sähköinen lasku on ympäristöystävällinen ja turvallinen tapa lähettää e-laskuja kuluttajille ja verkkolaskuja yritysasiakkaillesi. Sähköinen laskutus nopeuttaa myös yrityksesi kassanhallintaa.
- Voit tarkistaa, hyväksyä, tiliöidä ja arkistoida laskun sähköisesti.
- Voit viedä laskun suoraan ostoreskontraohjelmaan, sitä ei tarvitse syöttää käsin tai skannata.
- Laskussa on maksuehdotus ja virtuaalinen viivakoodi, jota asiakkaasi voi käyttää maksaessaan esimerkiksi pankkiyhteysohjelmassaan.
- Verkkolasku on turvallinen, pankit tunnistavat palvelussa sekä laskun lähettäjän että laskun saajan.
Verkkolaskun edut vastaanottajalle
- Laskut eivät häviä tai mene väärään osoitteeseen.
- Tehokkaampi hallinnointi
- Osapuolten luotettava tunnistus
- Verkkolasku on ympäristöystävällinen.
Verkkolaskuja lähettävä yritys voi tarjota kuluttaja-asiakkailleen myös suoramaksupalvelua, jossa pankki maksaa laskut automaattisesti suoramaksuna laskun eräpäivänä. Suoramaksu on tarkoitettu toistuvien laskujen maksamiseen sellaisille kuluttajille, joilla ei ole käytössään verkkopankkia.
Aktian verkkolaskupalvelu
Aktian verkkolaskupalvelu on yritysasiakkaille suunnattu sähköinen laskutuspalvelu, joka perustuu Finvoice standardiin. Aktia tukee tällä hetkellä Finvoice 1.3 tai sitä uudempien versioiden verkkolaskustandardia. Tällä hetkellä uusin, käytössä oleva standardi on 3.0.
Verkkolaskuttaminen onnistuu sekä yritysverkkopankin että Web Services -yhteyskäytännön välityksellä.
Suomessa on kaksi yleisesti käytössä olevaa verkkolaskun sanomamuotoa: Finvoice ja TEAPPS (myös TEAPPSXML). Verkkolaskuoperaattoreiden välisissä yhdyskäytävissä aineisto siirretään pääasiassa TEAPPS standardin mukaisesti. Pankkien välittämä verkkolaskuaineisto on lähes täysin suomalaisten pankkien yhdessä määrittelemän Finvoice standardin mukaista.
Aineistosiirtona laskuttaminen
Mikäli yrityksellä on käytössä ohjelma, jolla voidaan muodostaa verkkolaskuja ja jolla voidaan vastaanottaa saapuvia verkkolaskuja, valitaan kanavaksi joko Web Services -yhteyskäytäntö tai yritysverkkopankin aineistosiirrot -palvelu.
Yritysverkkopankin laskut -osiossa laskuttaminen
Mikäli yrityksellä ei ole käytössä laskutusohjelmaa, voidaan ottaa käyttöön yritysverkkopankin laskut-palvelu. Yritysverkkopankin laskut-palvelussa voi harjoittaa pienimuotoista laskuttamista seuraavat seikat huomioiden.
- Yritys ei laskuta Suomen valtiohallinnon yksiköitä, kuluttaja-asiakkaita eikä muussa valuutassa kuin euroissa.
- Yritys voi halutessaan ylläpitää palvelussa asiakas- ja tuoterekisteriä.
- Yrityksen tulee seurata lähtevää ja saapuvaa verkkolaskutusta ja tallentaa laskut itselleen arkistointia varten.
Yritysverkkopankin laskut-osion käyttöoppaan löydät täältä: Laskutus yritysverkkopankissa