Asuntojen osakekirjat sähköiseksi
Suomessa on otettu käyttöön sähköinen huoneistotietojärjestelmä, jonne kirjataan jatkossa tiedot osakehuoneistojen omistuksista. Tämä tarkoittaa, että perinteiset paperiset osakekirjat jäävät historiaan, ja esimerkiksi osakkeenomistajan vastuu osakekirjan säilyttämisestä poistuu. Ensimmäiset toimet koskevat taloyhtiöitä. Osakkeenomistajana sinulta ei edellytetä välittömiä toimia.
Huoneistotietojärjestelmä on vuonna 2019 käyttöön otettu Maanmittauslaitoksen ylläpitämä sähköinen rekisteri, johon kerätään kattavat tiedot osakehuoneistojen omistuksista, panttauksista ja rajoituksista. Paperiset osakekirjat korvaantuvat niin asuntojen vaihdannassa kuin lainan vakuutena, kun osakehuoneistolla on sähköinen omistajamerkintä. Tietoja kerätään vähitellen niin, että lopulta huoneistotietojärjestelmä kattaa koko Suomen asuntohuoneistokannan.
Mitä tämä tarkoittaa osakkeenomistajalle?
Siirtymä huoneistotietojärjestelmään on porrastettu. Jo vuoden 2019 alusta alkaen kaikki uudet asunto-osakeyhtiöt on perustettu kirjaamalla niiden omistukset huoneistotietojärjestelmään. Mikäli taloyhtiösi on perustettu 1.1.2019 jälkeen, asunto-osakkeesi on jo sähköinen, ja omistus- ja panttaustiedot on jo viety huoneistotietojärjestelmään. Ennen vuotta 2019 perustettujen asunto-osakeyhtiöiden on vietävä osakeluettelot huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä.
Vuoden lopulla koittava määräaika koskee kaikkia asunto-osakeyhtiöitä riippumatta siitä, kuinka iso yhtiö on kyseessä, tai toimiiko yhtiössä ammatti-isännöitsijä vai ei. Taloyhtiön on siirrettävä osakeluettelo järjestelmään ennen kuin yksittäisiä osakkeita voidaan siirtää.
Vaikka taloyhtiöiden on sähköistettävä osakeluettelot vuoden loppuun mennessä, ei yksittäisillä asunto-osakkeilla ole kiire. Kun asunto vaihtaa omistajaa ensimmäisen kerran osakeluettelon sähköistämisen jälkeen, ostajan on rekisteröitävä uudet tiedot huoneistotietojärjestelmään viimeistään kahden kuukauden kuluttua kaupasta. Muuten asunto-osakkeiden viemisellä sähköiseen rekisteriin on kymmenen vuoden siirtymäaika osakeluettelon sähköistämisestä laskien.
Miten paperinen osakekirja muutetaan sähköiseen muotoon?
Koska yhä useampi osakeluettelo on siirretty tai siirretään pian huoneistotietojärjestelmään, on monelle ajankohtaista miettiä oman paperisen osakekirjan muuttamista sähköiseen muotoon. Tällä ei kuitenkaan ole kiire, sillä toimenpiteelle on varattu kymmenen vuotta aikaa, elleivät osakkeet vaihda omistajaa ennen kymmenen vuoden takarajaa.
Se, miten sähköinen rekisteröinti tapahtuu, riippuu siitä, missä osakekirja on. Jos osakekirja on pankissa lainan vakuutena, on osakkeiden sähköistämisestä sovittava pankin kanssa. Maanmittauslaitos perii siirrosta kulun, jonka lisäksi pankki voi veloittaa mahdollisen toimeksiannon hoitamisesta oman hinnastonsa mukaisen maksun. Jos osakekirja puolestaan on osakkaalla itsellään, on rekisteröinti tehtävä itse Maanmittauslaitoksen kautta. Rekisteröinnin voi tehdä täyttämällä Omistuksen rekisteröinti -lomakkeen Maanmittauslaitoksen verkkosivujen kautta tai vierailemalla Maanmittauslaitoksen toimipisteessä. Lomakkeen yhteydessä Maanmittauslaitokselle on toimitettava myös vanha paperinen osakekirja, eli vanhaa osakekirjaa ei saa hävittää omatoimisesti.
Huomioi nämä tärkeät aikarajat
- Asunto-osakeyhtiöiden on siirrettävä osakeluettelot sähköiseen rekisteriin 31.12.2023 mennessä. Siirron hoitaa joko isännöitsijä tai esimerkiksi taloyhtiön hallitus.
- Asunnon kaupan yhteydessä ostajan on siirrettävä paperinen osakekirja sähköiseen rekisteriin kahden kuukauden kuluessa kaupasta, jos taloyhtiön osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään.
- Jos osakkeet eivät vaihda omistajaa, on sähköistä omistajamerkintää kuitenkin haettava kymmenen vuoden kuluessa osakeluettelon siirrosta huoneistotietojärjestelmään.
Lue tarkemmat ohjeet siitä, miten toimit jos osakekirja on pankissa lainan vakuutena